Redaktion: Im Jahr 2022 haben wir das letzte Interview zum Thema „Komet 2030“ mit Euch geführt, seitdem sind schon wieder zwei Jahre vergangen. Ist das Projekt „Komet 2030“ ins Stocken geraten? Wo stehen wir mittlerweile auf dem Kometenweg?

Christoph: Insgesamt sind wir mit den Vereinsreformen auf dem Weg Richtung „Komet 2030“ gut vorangekommen, immer mit dem Ziel vor Augen, unseren Verein strategisch, strukturell und sportlich zukunftsfähig aufzustellen. Im Jahr 2020/21 haben wir die große Vorstandsreform geplant und umgesetzt. In den Jahren 2022/23 waren wir vor allem damit beschäftigt, auf Arbeitsebene vieles von dem umzusetzen, was wir in den Jahren 2020/21 in verschiedenen Arbeitskreisen gemeinsam ausgearbeitet haben. Aktuell arbeiten wir mit einem neuen Arbeitskreis an der Reform unserer Vereinsorgane und -Sparten.

Raoul: Die wesentliche, formale Grundlage, um Entwicklungen im Verein umzusetzen, war und ist die mehrstufige Satzungsreform. Bereits 2020/21 haben wir mit verschiedenen Satzungsänderungen begonnen, um die geplanten Vereinsreformen in unserer Satzung zu verankern. In den Folgejahren haben wir dann unsere Finanz-, Geschäfts-, Rechts- und weiteren Ordnungen angepasst, und die Reformen anschließend im operativen Tagesgeschäft, in der Vereins- und Spartenverwaltung umgesetzt.

Christoph: Den bisher letzten Schritt haben wir mit der Satzungsneufassung 2023 gemacht, aber bei der Satzungsarbeit gilt wie im Fußball: Nach der Satzungsänderung ist vor der Satzungsänderung. Schließlich bildet unsere Satzung nicht nur den Organisationsaufbau ab, regelt Rechte und Pflichten von Mitgliedern und Vereinsorganen, sondern muss auch die Anforderungen von Sportverbänden und Finanzverwaltung abdecken, als Grundlage für die Gemeinnützigkeit unseres Vereins.

Redaktion: Welche konkreten Schritte habt Ihr denn über die mehrstufige Satzungsreform hinaus schon umgesetzt? Lässt sich das für unsere Mitglieder zusammenfassen und anschaulich erläutern?

Raoul: Der erste Schritt war die bereits 2020/21 umgesetzte Vorstandsreform. Dafür haben wir die Anforderungen an die Vereinsgeschäftsführung, die Mitglieder- und Personalverwaltung und die Finanzbuchhaltung analysiert, und daraus die verschiedenen Vorstandsressorts abgeleitet. Statt zehn Vorstandsposten ohne eigenen Aufgabenbereich, die wir bis 2011  hatten, haben wir nun sieben Vorstandsposten, die alle mit einem konkreten Zuständigkeits- und Aufgabenbereich verknüpft sind.

Sven: Das sind der Vorstandsvorsitzenden für die übergreifende Vereinsführung und -Entwicklung, der Vorstand Finanzen, der auch die Bereiche Recht und Personal abdeckt, der Vorstand Verwaltung, der für die Vereins- und Mitgliederverwaltung zuständig ist, der Vorstand Sport, der als Bindeglied zu den Abteilungsleitungen fungiert, der Vorstand IT/Digitalisierung, der Vorstand Kommunikation und der Jugendleiter.

Christoph: Mit der Vorstandsreform sind alle Vorstandsposten deutlich transparenter, und alle wesentlichen Verantwortungsbereiche herausgestellt worden. In der Praxis hat diese Reform uns aber auch die Grenzen des Ehrenamts aufgezeigt: Aufgrund der nötigen, fachlichen Kompetenzen, aber auch aufgrund der nötigen, zeitlichen Ressourcen, haben wir bei einigen Vorstandsämtern regelmäßige Fluktuation und seit geraumer Zeit auch dauerhafte Vakanzen. Deswegen musste der Geschäftsführende Vorstand die Verantwortung für zusätzliche Geschäftsbereiche übernehmen, und einige Aufgabenpakte mussten ins Hauptamt und an externe Dienstleister ausgelagert werden. Daher werden wir auch den Organisationsaufbau von Vorstands- und Vereinsorganen nochmals auf den Prüfstand stellen müssen.

Sven: Ein weiterer Schritt war die 2022/23 umgesetzte Beitragsreform. Wir haben unsere komplexe Beitragsstruktur mit Grund-, Abteilungs- und Sonderbeiträgen und Aufnahmegebühren deutlich vereinfacht und vereinheitlicht. Damit haben wir die Mitgliederverwaltung und -Abrechnung erleichtert, aber auch unser modulares Sportangebot für neue Mitglieder transparenter und attraktiver gemacht.

Raoul: Einer der wesentlichen Schritte auf dem KometenWeg ist die Finanzreform, die wir stufenweise 2023/24 umgesetzt haben. Im Januar 2023 haben wir die zentrale Buchhaltung eingeführt, und seit Januar 2024 führen wir auch den Überweisungs- und Zahlungsverkehr aller Abteilungen zentral durch.

Sven: Bis 2022/2023 haben unsere Abteilungskassenwarte noch ihre eigene, dezentrale Abteilungsbuchhaltung gemacht, und dafür mit unterschiedlichen Systemen von Lexware über Excel-Tabellen und Amerikanischen Journalen gebucht. Die Belege wurden in Papierform mehr oder weniger strukturiert abgelegt. Der Zahlungsverkehr wurde ebenfalls dezentral von den Abteilungskassenwarten durchgeführt, teilweise noch beleghaft per Überweisungsträger, und teilweise per Online-Banking. Hinterher musste vom Finanzvorstand der Jahresabschluss für den Gesamtverein aufwendig zusammengeführt werden.

Raoul: Bei den dezentralen Zuständigkeiten und Ablagen war auch die Vorbereitung von internen Revisionen, externen Betriebsprüfungen, und Steuererklärungen entsprechend aufwendig. Das gehört nun der Vergangenheit an. Mittlerweile buchen wir für alle Abteilungen mit DFBnet Finanzen, und führen den Zahlungsverkehr über die Online-Business-Banking-Plattform der Hamburger Sparkasse durch. Automatisierte Systemmeldungen für Sozialversicherungs-, Lohnsteuer-, Umsatzsteuervoranmeldungen und Betriebsprüfungen erfolgen elektronisch über Systemschnittstellen, die Steuererklärungen macht unserer Steuerberater per DATEV und ELSTER, sämtliche Buchungsbelege werden unverzüglich digitalisiert und revisionssicher archiviert. All das machen wir nicht zum Selbstzweck, sondern um die Vorgaben zur elektronischen Durchführung von Betriebsprüfungen zu erfüllen, die seit 2023 gelten.

Christoph: Ein weiterer Schritt ist die Verwaltungsreform, die ebenfalls das Ziel hat, die ehrenamtlichen Abteilungsleitungen zu entlasten, und die Vereins- und Mitgliederverwaltung zentral auszuführen. Einer der ersten Teilschritte war die Einführung von Microsoft365 inklusive Teams und Office, das wir als Arbeitsplattform für die Geschäftsstelle, die Abteilungsleitungen und den Vorstand 2021/22 zusammen mit vereinseigenen Email-Postfächern eingeführt haben. Die digitalen Datenablagen bzw. Sharepoints ermöglichen uns, alle vereins- und verwaltungsrelevanten Dokumente digital und revisionssicher abzulegen, und erleichtern die Zusammenarbeit von Vorstand, Abteilungsleitungen und Geschäftsstelle merklich.

Redaktion: Vielen Dank für die Einblicke, das klingt nach viel Planungs- und Umsetzungsarbeit hinter den Kulissen. Was sind denn die nächsten Schritte auf dem KometenWeg?

Christoph: Ein weiterer, wesentlicher Schritt bei der Verwaltungsreform muss die Ablösung unseres Mitgliederverwaltungssystems ELVIS sein, woran wir unter Hochdruck arbeiten. Nachdem wir die Digitalisierung der Vereinsverwaltung intern weitgehend abgeschlossen haben, wollen wir nun auch die digitale Mitgliederverwaltung weiter vorantreiben. Künftig sollen unsere Mitglieder ihre Aufnahmeanträge online absenden können, und ihre Mitgliederstammdaten samt Kontaktdaten und Bankverbindung selbst pflegen können. Das erleichtert die Mitgliederverwaltung für alle Beteiligten. Dafür werden wir eine App einführen, oder einen digitalen Mitgliederzugang mit Login-Bereich über unsere Homepage einrichten.

Raoul: Seit 2023/24 führen wir auch die Personalverwaltung zentral durch. Zuvor lag die Verwaltung und Abrechnung der Übungsleiter bei den Abteilungsleitungen. Zwar haben wir nur wenige, angestellte Verwaltungskräfte und Übungsleiter, für die wir eine Lohnabrechnung durchführen, Gehälter zahlen, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abführen. Dazu kommt aber eine dreistellige Anzahl an Übungsleitern, Trainern und Betreuern, denen wir lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Aufwandsentschädigungen gewähren, sowie freiberufliche Übungsleiter, denen wir die abgerechneten Honorare bezahlen. Und die ordnungsgemäße Abführung und buchhalterische Erfassung all dieser Löhne, Gehälter, Vergütungen, Honorare, Aufwandsentschädigungen, Lohnsteuern und Sozialversicherungen wird alle vier Jahre durch regelmäßige Betriebsprüfungen der Sozialversicherungsträger geprüft, ebenso wie die Scheinselbständigkeitsthematik bei unseren vielen, freiberuflichen Übungsleitern. Daher sollte die neue Vereinsverwaltungssoftware auch ein Modul für die systemgestützte Personalverwaltung bieten. Denn auch als gemeinnütziger Sportverein gelten hinter den Kulissen für uns dieselben, verwaltungs-, arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen wie für andere Arbeitgeber.

Sven: Ja – das alles ist viel Aufwand hinter den Kulissen und viel Verwaltungsarbeit, die wir nicht zum Selbstzweck betreiben. Die Anforderungen des Gesetzgebers, der Behörden, der Verwaltung und der Verbände steigen immer weiter, und das gilt auch für uns Vereine. Auch wenn vor 10 oder 20 Jahren manche Vereine vielleicht noch unter dem Radar der Behörden geflogen sind, geht das heute bei einem Verein unserer Größenordnung und Komplexität nicht mehr.

Redaktion:  Wo stehen wir jetzt, Ende 2024, auf dem Kometenweg?

Christoph: Unterm Strich kann ich voller Überzeugung sagen, dass die bisher beschlossenen und umgesetzten Maßnahmen zur Weiterentwicklung unserer Strukturen und Prozesse zu 80 Prozent notwendig und erfolgreich waren. Trotzdem haben wir als Geschäftsführender Vorstand auch die eine oder andere weniger glückliche Entscheidung getroffen, müssen mit finanziellen und personellen Engpässen kämpfen, und uns auf unerwartete Veränderungen verschiedener Rahmenbedingungen einstellen.

Redaktion: Mit welchen Hindernissen und Rückschlägen wurdet Ihr konfrontiert?

Christoph: Leider mussten wir feststellen, dass die IT-Systeme, die der DFB zur kostengünstigen Verwaltung von gemeinnützigen Spartenvereinen zur Verfügung stellt, unsere Anforderungen nicht ausreichend abdeckt. Das betrifft sowohl die DFBnet Vereinsverwaltung als auch die DFBnet Finanzbuchhaltung. Beiden Systemen fehlen verschiedene Funktionen, und beide weisen Fehlfunktionen auf, die sich erst im operativen Betrieb ergeben haben. Diese werden vom technischen Support des DFB wegen personeller Engpässe nur schleppend, oder wegen anders gelagerter Prioritäten überhaupt nicht behoben. Das war vor der Einführung nicht absehbar und wird dazu führen, dass wir die Systeme nochmals wechseln müssen.

Raoul: Eine weitere Ursache für Verzögerungen waren personelle Rückschläge. Sowohl für die Vereins- und Mitgliederverwaltung, als auch für Finanzbuchhaltung und Zahlungsverkehr hatten wir zusätzliche Mitarbeiterinnen eingestellt, von denen wir uns leider wieder trennen mussten. Die Erfahrung hat gezeigt, dass diese Arbeitsplätze sich nur schwer besetzen lassen. Um die fehlenden, personellen Ressourcen zu kompensieren, hat sich die Arbeitsbelastung des Geschäftsführenden Vorstands und der Geschäftsstelle im Tagesgeschäft enorm erhöht. Dieser Effekt wird dadurch verschärft, dass zwei Vorstandsposten, IT/Digitalisierung und Kommunikation, bereits seit geraumer Zeit vakant sind, und die Verantwortung für diese Bereiche vom Geschäftsführenden Vorstand mitgetragen wird. Beides hat dazu geführt, dass notwendige Reformprozesse zeitweilig ausgebremst wurden. Perspektivisch werden wir nicht drumherum kommen, mehr operative Arbeit ins Hauptamt oder an externe Dienstleister auszulagern als bislang geplant.

Sven: Hinzu kommt, dass sich viele Ehrenämter perspektivisch wohl nicht nachbesetzen lassen. Aktuell sind bei uns noch viele Ehrenamtliche tätig, die zwei oder mehr Ämter zugleich bekleiden. Das betrifft zum Beispiel Christoph und seine Frau Britta, aber auch mich und meine Britta. Auch Claudia ist dafür ein Beispiel: Sie war jahrzehntelang als freiberufliche Übungsleiterin, ehrenamtlich gewählte Abteilungsleiterin, und angestellte Verwaltungskraft tätig. Dieses Maß an Engagement findet sich so nicht mehr.

Christoph: Wenn langjährige Mitglieder, Mitarbeiter und Ehrenamtler irgendwann aus beruflichen, privaten, familiären oder gesundheitlichen Gründen aufhören, können ihre Posten und Ämter nicht mehr 1:1 nachbesetzt werden. Auch unser naheliegender Ansatz, die Gesamtarbeitslast auf mehr Schultern zu verteilen, war nur bedingt erfolgreich. Die gleichzeitige Koordination und Führung ehrenamtlicher Funktionsträger, geringfügig Beschäftigter, freier Mitarbeiter und externer Dienstleister hat sich als problematisch erwiesen. Viele Ehrenamtler sind nur am Feierabend oder Wochenende erreichbar, die externen Dienstleister nur während der geschäftsüblichen Bürozeiten, und die nebenberuflichen Teilzeitkräfte und freiberuflichen Mitarbeiter teilen sich ihre Arbeitszeiten wieder anders ein.

Raoul: All das hat zur Konsequenz, dass wir den bestehenden Organisationsaufbau unserer Vereinsorgane, und die damit verbundenen Ehrenämter im Bereich der zentralen Vereinsgeschäftsführung und -Verwaltung, zukunftsgerecht und anders als bisher ausrichten müssen. Anders wird sich die Arbeitslast angesichts der bestehenden Anforderungen nicht bewältigen lassen. Das wird bei der Vereinsgeschäftsführung und wesentlichen, zentralen Verwaltungsfunktionen den Schritt vom Ehrenamt zum Hauptamt bedeuten.

Redaktion: Muss mit der Digitalisierung und Professionalisierung der Vereinsgeschäftsführung und -Verwaltung gleichzeitig also auch der Wechsel vom Ehrenamt zum Hauptamt eingeläutet werden?

Christoph: Jein – noch mit Beginn der Corona-Pandemie hat sich unsere Mitgliederversammlung ganz klar für das Ehrenamt ausgesprochen, innerhalb der Abteilungsleitungen, und auf Vorstandsebene. Mittlerweile sind wir aber zur Erkenntnis gelangt, dass sich ein Verein unserer Größe und Komplexität nur noch bedingt durch Ehrenamtler führen und verwalten lässt. Die Organisation des Sportbetriebs lässt sich auch perspektivisch im Ehrenamt abbilden. Dazu  müssen wir aber die ehrenamtlichen Abteilungsleitungen entlasten, attraktiver machen, und deren Nachbesetzung erleichtern, und dafür noch mehr Verwaltungsarbeit ins Hauptamt, Richtung Geschäftsstelle und Geschäftsführender Vorstand verlagern.

Raoul: Die bisherigen, dezentralen Zuständigkeiten erforderten viel Verwaltungsfachwissen und Buchhaltungskompetenz in den Abteilungsleitungen, die nicht überall vorhanden war. Der dezentrale Aufbau von Verwaltungskompetenz in jeder einzelnen Abteilung ist kaum realisierbar. Schließlich sind wir ein Sport- und kein Verwaltungsverein. Administrative Aufgaben, die administrative, juristische und buchhalterische Kompetenzen erfordern, müssen zentral über den Geschäftsführenden Vorstand und über die Geschäftsstelle abgewickelt werden. Und nur durch hauptamtliche Tätigkeit kann dort die nötige Kompetenz, Konsequenz und Kontinuität für Vereinsgeschäftsführung und -Verwaltung sichergestellt werden.

Sven: Die Abteilungsleitungen müssen von Verwaltungs- und Buchhaltungsaufgaben entlastet werden. Sie sollen sich auf ihre wesentlichen Aufgaben fokussieren, und weniger auf administrative Themen. Die Abteilungsleiter und Stellvertreter sollen sich schwerpunktmäßig der Organisation und Durchführung des Sport- und Spielbetriebs widmen. Und die Kassenwarte sollen das Abteilungsbudget aufstellen, und Rechnungen zur Buchung und Zahlung freigeben. Die eigentliche Buchhaltungsarbeit, den Zahlungsverkehr und die Mitglieder- und Personalverwaltung, das soll der Hauptverein zentral übernehmen.

Redaktion: Sollen die Abteilungen damit auch ihre Unabhängigkeit verlieren? Bedeutet das zugleich auch eine Abkehr von der Ausrichtung als Spartenverein?

Christoph: Nein – im Gegenteil. Im Rahmen von Grundsatzbeschlüssen haben sich unsere Mitglieder klar dafür entschieden, die Eigenständigkeit der Abteilungen beizubehalten. Die Abteilungen sollen weiter eigenständig über die Ausgestaltung des Sport- und Spielbetriebs, über die Beitragshöhe und die Mittelverwendung entscheiden. Komet ist und bleibt ein Spartenverein. Dazu gehört auch, dass grundsätzliche, strategische Entscheidungen weiter von der Mitgliederversammlung und von gewählten, ehrenamtlichen Vereinsorganen, und nicht von hauptamtlichen Mitarbeitern getroffen werden. Zugleich müssen wir aber Strukturen schaffen, die auch kleinen Abteilungen und Trendsportarten eine gesicherte Perspektive bieten. Solche Perspektiven könnte das „Zwei-Säulen-Modell“ mit Team- und Individualsport bieten.

Raoul: Was das „Zwei-Säulen-Modell“ konkret bedeutet und welche Veränderungen damit verbunden sind, möchten wir aber erst ausführen, sobald die Arbeiten im Reformausschuss abgeschlossen sind, sobald wir einen gemeinsamen Standpunkt und ein beschlussfähiges Strukturkonzept ausgearbeitet haben. Aktuell stehen wir kurz vor einer Beschlussfassung – aber wir möchten nur ungern vorgreifen.

Redaktion: Das ist nachvollziehbar, vielen Dank für das ausführliche Update zum Thema „Komet 2030“. Wie sieht Eure Prognose für Euch persönlich als Geschäftsführender Vorstand aus?

Christoph: Nach über 35 Jahren Vorstandsarbeit möchte ich zumindest die operative Vereinsgeschäftsführung und -verwaltung künftig in andere Hände legen, auch wenn ich die Übernahme von weiterführenden Ehrenämtern nicht grundsätzlich ausschließen möchte. Als Geschäftsführender Vorstand werden wir dafür Sorge tragen, dass die Vereinsgeschäftsführung und -Verwaltung auch weiterhin ordnungsgemäß durchgeführt wird. Dafür haben wir gemeinsam mit dem Arbeitskreis ein Strukturkonzept erarbeitet, dass als wesentliches Element die Trennung von Geschäftsführungs-, Beschlussfassungs- und Aufsichtsfunktionen vorsieht. Gleichzeitig soll dieses Strukturkonzept die vielen unterschiedlichen Vereinsorgane auf eine notwendige Anzahl reduzieren, und unsere komplexe Hierarchie deutlich abflachen.

Raoul: Die Mitgliederversammlung, deren Beschlüsse bindend für alle übrigen Vereinsorgane sind, soll als oberstes Wahl- und Beschlussfassungsorgan gestärkt werden. Die zentrale Vereinsgeschäftsführung und -Verwaltung soll künftig von einem hauptamtlichen Vorstand durchgeführt werden. Die verschiedenen Revisions- und Aufsichtsfunktionen sollen von einem ehrenamtlichen Vereinsorgan übernommen werden. Dieses Strukturkonzept wollen wir gern gemeinsam anstoßen und der Mitgliederversammlung zur Beschlussfassung vorlegen, was aber nicht heißt, dass alle Vorstandsmitglieder über die Vereinsreform hinaus im Ehrenamt bleiben, oder gar ein Hauptamt bekleiden möchten. Ich habe meine Vorstandstätigkeit an der Seite von Christoph begonnen, und ich habe einen Großteil meines Antriebs aus der engen, persönlichen und fruchtbaren Zusammenarbeit mit Christoph gezogen. Auch wenn ich ein weiteres, zumindest übergangsweises Engagement für Komet nicht ausschließen möchte, werde ich meine Vorstandsarbeit im Wesentlichen auch mit Christoph gemeinsam beenden.

Sven: Da kann ich mich Christoph und Raoul nur anschließen. Unsere Tage als Geschäftsführender Vorstand sind endlich. Das muss nicht heißen, dass damit auch mein Engagement im Fußball enden muss, aber darüber entscheiden am Ende die Mitglieder und die zukünftigen Wahlen.

Christoph: Wir alle sind Komet – und wir alle entscheiden gemeinsam über die Zukunft unseres Vereins. Auch wenn die handelnden Personen künftig andere sein werden, bin ich davon überzeugt, dass wir mit dem Strukturkonzept und den geplanten Reformen bestens gerüstet sein werden, und als Verein auch die zukünftigen Herausforderungen auf dem KometenWeg gemeinsam meistern werden.

Redaktion: Vielen Dank für das Gespräch!