Redaktion: Im Jahr 2022 haben wir das letzte Interview zum Thema „Komet 2030“ mit Euch geführt, seitdem sind schon wieder zwei Jahre vergangen. Ist das Projekt „Komet 2030“ ins Stocken geraten? Wo stehen wir mittlerweile auf dem Kometenweg?

Christoph: Insgesamt sind wir mit den Vereinsreformen auf dem Weg Richtung „Komet 2030“ gut vorangekommen, immer mit dem Ziel vor Augen, unseren Verein strategisch, strukturell und sportlich zukunftsfähig aufzustellen. Im Jahr 2020/21 haben wir die große Vorstandsreform geplant und umgesetzt. In den Jahren 2022/23 waren wir vor allem damit beschäftigt, auf Arbeitsebene vieles von dem umzusetzen, was wir in den Jahren 2020/21 in verschiedenen Arbeitskreisen gemeinsam ausgearbeitet haben. Aktuell arbeiten wir mit einem neuen Arbeitskreis an der Reform unserer Vereinsorgane und -Sparten.

Raoul: Die wesentliche, formale Grundlage, um Entwicklungen im Verein umzusetzen, war und ist die mehrstufige Satzungsreform. Bereits 2020/21 haben wir mit verschiedenen Satzungsänderungen begonnen, um die geplanten Vereinsreformen in unserer Satzung zu verankern. In den Folgejahren haben wir dann unsere Finanz-, Geschäfts-, Rechts- und weiteren Ordnungen angepasst, und die Reformen anschließend im operativen Tagesgeschäft, in der Vereins- und Spartenverwaltung umgesetzt.

Christoph: Den bisher letzten Schritt haben wir mit der Satzungsneufassung 2023 gemacht, aber bei der Satzungsarbeit gilt wie im Fußball: Nach der Satzungsänderung ist vor der Satzungsänderung. Schließlich bildet unsere Satzung nicht nur den Organisationsaufbau ab, regelt Rechte und Pflichten von Mitgliedern und Vereinsorganen, sondern muss auch die Anforderungen von Sportverbänden und Finanzverwaltung abdecken, als Grundlage für die Gemeinnützigkeit unseres Vereins.

Redaktion: Welche konkreten Schritte habt Ihr denn über die mehrstufige Satzungsreform hinaus schon umgesetzt? Lässt sich das für unsere Mitglieder zusammenfassen und anschaulich erläutern?

Raoul: Der erste Schritt war die bereits 2020/21 umgesetzte Vorstandsreform. Dafür haben wir die Anforderungen an die Vereinsgeschäftsführung, die Mitglieder- und Personalverwaltung und die Finanzbuchhaltung analysiert, und daraus die verschiedenen Vorstandsressorts abgeleitet. Statt zehn Vorstandsposten ohne eigenen Aufgabenbereich, die wir bis 2021 hatten, haben wir nun sieben Vorstandsposten, die alle mit einem konkreten Zuständigkeits- und Aufgabenbereich verknüpft sind.

Sven: Das sind der Vorstandsvorsitzenden für die übergreifende Vereinsführung und -Entwicklung, der Vorstand Finanzen, der auch die Bereiche Recht und Personal abdeckt, der Vorstand Verwaltung, der für die Vereins- und Mitgliederverwaltung zuständig ist, der Vorstand Sport, der als Bindeglied zu den Abteilungsleitungen fungiert, der Vorstand IT/Digitalisierung, der Vorstand Kommunikation und der Jugendleiter.

Christoph: Mit der Vorstandsreform sind alle Vorstandsposten deutlich transparenter, und alle wesentlichen Verantwortungsbereiche herausgestellt worden. In der Praxis hat diese Reform uns aber auch die Grenzen des Ehrenamts aufgezeigt: Aufgrund der nötigen, fachlichen Kompetenzen, aber auch aufgrund der nötigen, zeitlichen Ressourcen, haben wir bei einigen Vorstandsämtern regelmäßige Fluktuation und seit geraumer Zeit auch dauerhafte Vakanzen. Deswegen musste der Geschäftsführende Vorstand die Verantwortung für zusätzliche Geschäftsbereiche übernehmen, und einige Aufgabenpakte mussten ins Hauptamt und an externe Dienstleister ausgelagert werden. Daher werden wir auch den Organisationsaufbau von Vorstands- und Vereinsorganen nochmals auf den Prüfstand stellen müssen.

Sven: Ein weiterer Schritt war die 2022/23 umgesetzte Beitragsreform. Wir haben unsere komplexe Beitragsstruktur mit Grund-, Abteilungs- und Sonderbeiträgen und Aufnahmegebühren deutlich vereinfacht und vereinheitlicht. Damit haben wir die Mitgliederverwaltung und -Abrechnung erleichtert, aber auch unser modulares Sportangebot für neue Mitglieder transparenter und attraktiver gemacht.

Raoul: Einer der wesentlichen Schritte auf dem KometenWeg ist die Finanzreform, die wir stufenweise 2023/24 umgesetzt haben. Im Januar 2023 haben wir die zentrale Buchhaltung eingeführt, und seit Januar 2024 führen wir auch den Überweisungs- und Zahlungsverkehr aller Abteilungen zentral durch.

Sven: Bis 2022/2023 haben unsere Abteilungskassenwarte noch ihre eigene, dezentrale Abteilungsbuchhaltung gemacht, und dafür mit unterschiedlichen Systemen von Lexware über Excel-Tabellen und Amerikanischen Journalen gebucht. Die Belege wurden in Papierform mehr oder weniger strukturiert abgelegt. Der Zahlungsverkehr wurde ebenfalls dezentral von den Abteilungskassenwarten durchgeführt, teilweise noch beleghaft per Überweisungsträger, und teilweise per Online-Banking. Hinterher musste vom Finanzvorstand der Jahresabschluss für den Gesamtverein aufwendig zusammengeführt werden.

Raoul: Bei den dezentralen Zuständigkeiten und Ablagen war auch die Vorbereitung von internen Revisionen, externen Betriebsprüfungen, und Steuererklärungen entsprechend aufwendig. Das gehört nun der Vergangenheit an. Mittlerweile buchen wir für alle Abteilungen mit DFBnet Finanzen, und führen den Zahlungsverkehr über die Online-Business-Banking-Plattform der Hamburger Sparkasse durch. Automatisierte Systemmeldungen für Sozialversicherungs-, Lohnsteuer-, Umsatzsteuervoranmeldungen und Betriebsprüfungen erfolgen elektronisch über Systemschnittstellen, die Steuererklärungen macht unserer Steuerberater per DATEV und ELSTER, sämtliche Buchungsbelege werden unverzüglich digitalisiert und revisionssicher archiviert. All das machen wir nicht zum Selbstzweck, sondern um die Vorgaben zur elektronischen Durchführung von Betriebsprüfungen zu erfüllen, die seit 2023 gelten.

Christoph: Ein weiterer Schritt ist die Verwaltungsreform, die ebenfalls das Ziel hat, die ehrenamtlichen Abteilungsleitungen zu entlasten, und die Vereins- und Mitgliederverwaltung zentral auszuführen. Einer der ersten Teilschritte war die Einführung von Microsoft365 inklusive Teams und Office, das wir als Arbeitsplattform für die Geschäftsstelle, die Abteilungsleitungen und den Vorstand 2021/22 zusammen mit vereinseigenen Email-Postfächern eingeführt haben. Die digitalen Datenablagen bzw. Sharepoints ermöglichen uns, alle vereins- und verwaltungsrelevanten Dokumente digital und revisionssicher abzulegen, und erleichtern die Zusammenarbeit von Vorstand, Abteilungsleitungen und Geschäftsstelle merklich.

Redaktion: Vielen Dank für die Einblicke, das klingt nach viel Planungs- und Umsetzungsarbeit hinter den Kulissen. Was sind denn die nächsten Schritte auf dem KometenWeg?

Christoph: Ein weiterer, wesentlicher Schritt bei der Verwaltungsreform muss die Ablösung unseres Mitgliederverwaltungssystems ELVIS sein, woran wir unter Hochdruck arbeiten. Nachdem wir die Digitalisierung der Vereinsverwaltung intern weitgehend abgeschlossen haben, wollen wir nun auch die digitale Mitgliederverwaltung weiter vorantreiben. Künftig sollen unsere Mitglieder ihre Aufnahmeanträge online absenden können, und ihre Mitgliederstammdaten samt Kontaktdaten und Bankverbindung selbst pflegen können. Das erleichtert die Mitgliederverwaltung für alle Beteiligten. Dafür werden wir eine App einführen, oder einen digitalen Mitgliederzugang mit Login-Bereich über unsere Homepage einrichten.

Raoul: Seit 2023/24 führen wir auch die Personalverwaltung zentral durch. Zuvor lag die Verwaltung und Abrechnung der Übungsleiter bei den Abteilungsleitungen. Zwar haben wir nur wenige, angestellte Verwaltungskräfte und Übungsleiter, für die wir eine Lohnabrechnung durchführen, Gehälter zahlen, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abführen. Dazu kommt aber eine dreistellige Anzahl an Übungsleitern, Trainern und Betreuern, denen wir lohnsteuer- und sozialversicherungsfreie Aufwandsentschädigungen gewähren, sowie freiberufliche Übungsleiter, denen wir die abgerechneten Honorare bezahlen. Und die ordnungsgemäße Abführung und buchhalterische Erfassung all dieser Löhne, Gehälter, Vergütungen, Honorare, Aufwandsentschädigungen, Lohnsteuern und Sozialversicherungen wird alle vier Jahre durch regelmäßige Betriebsprüfungen der Sozialversicherungsträger geprüft, ebenso wie die Scheinselbständigkeitsthematik bei unseren vielen, freiberuflichen Übungsleitern. Daher sollte die neue Vereinsverwaltungssoftware auch ein Modul für die systemgestützte Personalverwaltung bieten. Denn auch als gemeinnütziger Sportverein gelten hinter den Kulissen für uns dieselben, verwaltungs-, arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen wie für andere Arbeitgeber.

Sven: Ja – das alles ist viel Aufwand hinter den Kulissen und viel Verwaltungsarbeit, die wir nicht zum Selbstzweck betreiben. Die Anforderungen des Gesetzgebers, der Behörden, der Verwaltung und der Verbände steigen immer weiter, und das gilt auch für uns Vereine. Auch wenn vor 10 oder 20 Jahren manche Vereine vielleicht noch unter dem Radar der Behörden geflogen sind, geht das heute bei einem Verein unserer Größenordnung und Komplexität nicht mehr.

Redaktion: Vielen Dank für das ausführliche Update zum Thema „Komet 2030“. Wie sieht Eure Prognose für die weitere Vereinsreform, aber auch für Euch als Geschäftsführender Vorstand aus?

Christoph: Zunächst freue ich mich, dass unsere Vereinsorgane allen bisherigen Reformvorschlägen im Wesentlichen gefolgt sind, und uns mit ihren Beschlüssen mehrheitlich unterstützt haben. Das zeigt, dass wir das Wesentliche richtig gemacht haben. Für die Zukunft hoffe ich, dass wir auch die nächsten Reformschritte noch gemeinsam miteinander beschließen und zumindest anstoßen werden.

Raoul: Die beiden wesentlichen, nächsten Schritte werden auf der sportlichen Ebene die Transformation zum „Zwei-Säulen-Modell“ mit Team- und Individualsport, und bei der Vereinsgeschäftsführung der weitere Wechsel vom Ehrenamt zum Hauptamt sein. Das bedeutet aber nicht, dass alle Vorstandsmitglieder über die Reform hinaus im Ehrenamt bleiben, oder gar ein Hauptamt bekleiden möchten.

Redaktion: Soll das heißen, dass Ihr von Euren Ämtern zurücktreten oder nicht erneut antreten werdet?

Christoph: Ja – dieser Punkt rückt unaufhaltsam näher. Auch wenn ich die Übernahme von weiterführenden Ehrenämtern nicht grundsätzlich ausschließe, möchte ich nach über 35 Jahren Vorstandsarbeit zumindest die operative Vereinsgeschäftsführung und -verwaltung künftig in andere Hände legen. Aber das sollten wir zu gegebener Zeit besprechen, mit ausreichend Vorlauf zur nächsten Hauptversammlung.

Redaktion: Das müssen unsere Leser akzeptieren. Wir werden Euch beim Wort nehmen und das Gespräch zum Jahreswechsel fortsetzen. Bis dahin bedanken wir uns recht herzlich für die Einblicke und wünschen Euch für Eure weitere Arbeit alles Gute und viel Erfolg!